关于做好市政府机关公共会议室
使用管理工作的通知

驻市政府机关各单位：

为进一步规范市政府机关公共会议室的使用管理，充分发挥其功能作用，提高使用效率，确保驻政府机关各单位会议正常有序召开，现将有关事宜通知如下：

一、公共会议室基本情况

除市政府9号楼和已分配至各单位自用会议场所外，市政府机关各类公共会议室共10个，位置及规模情况为：

1号楼一层西侧第一会议室暨新闻发布厅（50人）、东侧第二会议室（100人）、中间圆形报告厅（236人）；2号楼一层西侧第三会议室（186人）、东侧第四会议室（186人）；1号楼二层西侧214会议室（60人）、东侧241会议室（60人）；2号楼二层西侧214会议室（60人）、东侧241会议室（60人）；5号楼529会议室（小型视频会议室）。以上共10个会议室，由市机关事务服务中心负责管理，统一调配使用。

二、使用审批流程

1.各公共会议室使用坚持“事先预订，按需预订”的原则，由机关使用单位根据实际会议需求提前在“智联机关”APP上完成预订审批程序。

2.圆形报告厅一并纳入预订范围，不再通过公函预订。

3.预订过程中发生重复预订时，按申请时间先后顺序确定使用单位。如遇市级重要会议或重要活动等特殊情况时，由市机关服务中心物业设备管理处负责统筹协调，原使用单位应予以支持和配合，并主动调整会议时间或场地。

三、会议服务项目

1.会议准备期间由使用单位负责桌签和会议材料的制作、摆放及回收，并负责提供播放视频、课件及播放设备等。

2.会议服务人员负责会议室的卫生清洁、续水服务、会场音视频设备的操作及市级领导的引导等服务保障工作。

3.圆形报告厅侯会室仅对参会市级以上领导开放使用。

四、使用管理要求

1.参会人员应保持会议室整洁，禁止吸烟、随地吐痰、乱扔杂物，不得随意悬挂张贴各类标识。

2.参会人员未经允许不得随意操作调试音视频等设备，不得随意移动拆卸室内设施。会议室内所有物品，未经允许不得拿出会议室或作为它用，造成损坏或丢失的责任单位应负责照价赔偿。

3.使用单位应严格按照预约信息办会，因工作调整取消会议时，应提前一个工作日在智联机关APP完成取消操作。无正当理由超长占用或无故取消会议预约的，累计超过3次（含3次），将暂停该单位预约权限一个月时间。

4.未经审批，任何单位和个人不得随意使用、占用会议室。

5.上述事宜由市机关事务服务中心物业设备管理处负责解释，自2026年7月1日执行。

西安市机关事务服务中心

2026年6月30日